Assistant(e) affaires générales

Descriptif de l’emploi

Au sein de la Direction Générale, le Secrétariat composé de 4 agents (1 responsable, 2 assistantes administratives, un chargé d’accueil) assure la gestion administrative de la Direction et l’accueil de l’EID.

Sous la responsabilité directe de la Secrétaire de Direction, vous participez, contribuez et êtes force de proposition en matière d’organisation et de gestion des affaires générales de l’EID.

En tant qu’Assistant(e) affaires générales, vous participerez activement à la gestion quotidienne des dossiers administratifs et à l’organisation des activités de la Direction Générale. Vous interviendrez également en appui de la Direction administrative, notamment pour l’organisation des déplacements du personnel.

 Missions / conditions d’exercice

1. Assistance administrative pour la Direction Générale (50%)

• Traitement et diffusion des courriers et courriels internes et externes
• Organisation logistique des réunions et du Conseil d’administration
• Réservations et préparation de salles, préparation des documents
• Gestion des commandes (fournitures, documentation, achats)
• Participation à la gestion comptable (bons de commande, liquidation, recettes)
• Suivi de la documentation
• Archivage numérique

2. Accueil physique et téléphonique de l’EID (20 % – 1 fois par semaine le mercredi et lorsque l’agent d’accueil est absent)

3. Accueil physique et téléphonique du public
4. Traitement du courrier entrant et sortant
5. Suivi et réception des livraisons

3. Assistance administrative à la Direction Administrative (30 %)

• Gestion du secrétariat de la Directrice administrative : courriers, réunions
• Gestion des déplacements du personnel : suivi du budget alloué, gestion des demandes de missions, organisation des déplacements, gestion comptable
• Gestion des demandes d’inscriptions aux colloques, séminaires

Relations fonctionnelles :

• En interne : Pôle Communication, Direction administrative, Direction technique
• En externe : Prestataires & fournisseurs, Particuliers, Collectivités

Conditions d’exercice

Poste permanent à temps complet. 7h12/jour (horaires variables avec plages fixes, à l’exception du mercredi en horaires fixes)

25 congés annuels + jusqu’à 20 jours de RTT possibles (si acquises).

Vos avantages :

Rémunération statutaire

Régime indemnitaire

Participation complémentaire santé et prévoyance

Titres restaurant Swile

Possibilité de télétravail

Amicale du personnel

Forfait mobilité durable

Compte Epargne Temps (monétisable)

Profil recherché

Grade(s) recherché(s) :

Adjoint administratif

Adjoint administratif principal 1ère ou 2ème classe

Savoir-faire

• Maitrise des outils de bureautique
• Bonne connaissance des procédures administratives et budgétaires

Savoir-être

• Sens de l’organisation, esprit d’équipe
• Adaptabilité, discrétion, réactivité, disponibilité

Diplômes et habilitations :

Diplômes de niveau 4 (BAC, BP)

Poste à pourvoir le : dès que possible
Date limite d’envoi des candidatures : 15/06/2025
Pour candidater : adresser CV+LM+dernier arrêté de situation à rh@eid-med.org.
Date prévue pour l’entretien de recrutement : 23/06/2025