Assistant ou assistante de gestion administrative

Publié le 29.11.2021

Référence de l'offre : DCRE-01

Cadre d’emploi :

Adjoint Administratif

Descriptif de l’emploi :

L’agent est affecté à la Direction de le Communication et des Relations Extérieures pour y assurer des tâches de gestion administrative.

Missions ou activités :

1) Assurer les missions administratives et budgétaires de la Direction de la Communication et des Relations Extérieures (DCRE)
– Préparer et gérer les envois mailing du service.
– Mettre en forme, fabriquer et diffuser les panoramas de presse.
– Préparer les éléments nécessaires à l’établissement des marchés publics.
– Participer à l’élaboration du budget annuel de la direction, mettre à jour les éléments (BP,DM) via les outils dédiés (CIRIL).
– Procéder à l’enregistrement de toutes les activités comptables du service (bon de commande, engagement, mandatement, titrage, etc.).
– Tenir et mettre à jour régulièrement les outils d’aide au pilotage du service (fichiers, indicateurs, tableaux de bord, etc.).
– Rendre compte de son travail notamment par l’enregistrement du temps passé sur les différents dossiers via le logiciel de suivi de l’activité.

2) Gérer le matériel d’exposition
– Gérer les courriers et les relances diverses.
– Gérer les plannings de mise à disposition des matériels.
– Préparer et mettre en place les matériels d’exposition et faire le lien avec les agences opérationnelles concernées.
– Vérifier les retours et contrôler le bon état des matériels.
– Coordonner, organiser en lien avec le service, participer (si besoin) aux animations/évènements.

3) Gérer les kits pédagogiques, assurer le suivi et la diffusion
– Réaliser les courriers et relances auprès des établissements scolaires (suivre les retours).
– Réaliser et mettre en œuvre une procédure de gestion des kits pédagogiques (gestion du planning).
– Assurer le maintien relationnel avec les différents interlocuteurs (rectorat, établissements, enseignants, etc.).
– Mise à jour des tableaux de bord (statistiques).

4) Missions complémentaires
– Participer activement à la démarche qualité (suivi des indicateurs du processus Com’).
– Assurer le suivi administratif et relationnel avec les différents prestataires (imprimeurs, agence, veille de presse…)
– Mettre à jour ponctuellement les sites web de l’EID (actus, création de nouveaux articles, insertion d’images, etc.).
– Actualiser ponctuellement les outils de communication existants avec les outils de mise en page-PAO (modification de textes, insertion d’images).

Profil recherché :

Niveau 4 (Bac).

Savoirs professionnels :

Techniques de secrétariat
Progiciels de gestion
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire

Savoir être :

Curiosité, réactivité, écoute active des demandes, patience, autonomie.

Expérience souhaitée dans un domaine similaire.
La connaissance des outils PAO et gestionnaires de contenus serait un plus : suite ADOBE, CMS Joomla, WordPress.
Permis B indispensable.

Date prévue du recrutement  01/03/2022
Date début de publicité  26/11/2021
Date fin de publicité  25/01/2022
Date limite de candidature  25/01/2022

Candidature spontanée

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    Taille max. des fichiers : 10 MB, Max. des fichiers : 3.